Ausgangslage
Seit Arbeitszeiten grundsätzlich zu erfassen sind, suchen viele Betriebe nach praktikablen Lösungen für Mitarbeitende, die viel unterwegs sind. Handwerker, Servicetechniker und Kurierfahrer in Fahrzeugen ohne digitalen Tachographen füllen oft noch Stundenzettel aus – lückenhaft und mit Aufwand im Büro.
Die Herausforderung
- Arbeitsbeginn, Fahrzeiten und Ende sollen nachvollziehbar sein
- Stundenzettel sind ungenau und werden nachträglich ausgefüllt
- Mehrere Fahrer teilen sich Fahrzeuge
- Die Lösung soll fair und transparent sein
Die Lösung
Ein Tracker wie der Teltonika FMC920 erfasst Fahrten mit Start- und Endzeit. Mit einem EYE BEACON pro Mitarbeitendem werden die Fahrten automatisch der richtigen Person zugeordnet. Für Fahrzeuge ohne Einbau eignet sich der OBD-Tracker FMC003.
Technik im Detail
Mit dem Einschalten der Zündung beginnt eine Fahrt, mit dem Ausschalten endet sie. Erkennt der Tracker dabei den Beacon eines Mitarbeitenden, wird die Fahrt dieser Person zugeordnet. Im Portal entstehen Übersichten zu Fahrzeiten, Standzeiten bei Kunden und Gesamtdauer des Arbeitstags im Fahrzeug. Arbeitszeiten außerhalb des Fahrzeugs – etwa im Lager – müssen ergänzend erfasst werden.
Einrichtung in 5 Schritten
- Ziel klären: Welche Zeiten sollen erfasst werden?
- Tracker ausstatten: FMC920 fest oder FMC003 per OBD.
- Beacons ausgeben: einer pro Mitarbeitendem.
- Berichte: tägliche und monatliche Übersichten einrichten.
- Regelung: Betriebsvereinbarung zu Erfassung und Nutzung.
So läuft es im Alltag
- Der Mitarbeitende steigt ein und fährt los.
- Fahrten werden automatisch seiner Person zugeordnet.
- Am Monatsende liegt eine Übersicht für die Lohnabrechnung vor.
Kosten und Wirtschaftlichkeit
Weniger Stundenzettel bedeuten weniger Aufwand im Büro und weniger Rückfragen. Klare Daten helfen, Überstunden fair zu erfassen, und vermeiden Streit über Fahrzeiten.
Datenschutz und Recht
Die Erfassung von Arbeitszeiten über Telematik ist mitbestimmungspflichtig. Eine Betriebsvereinbarung sollte regeln, welche Daten erfasst werden, wer sie sieht und wofür sie genutzt werden. Telematik ersetzt keine vollständige Arbeitszeiterfassung, wenn auch außerhalb des Fahrzeugs gearbeitet wird.
Das bringt es Ihnen
- Keine Stundenzettel für Fahrzeiten
- Automatische Zuordnung per Beacon
- Faire, nachvollziehbare Daten
- Grundlage für die Lohnabrechnung
Checkliste vor dem Start
- Welche Arbeitszeiten finden im Fahrzeug statt, welche außerhalb?
- Gibt es eine Betriebsvereinbarung?
- Wer erhält die Berichte?
- Wie werden Korrekturen dokumentiert?
Gold-Partner-Tipp: Kombinieren Sie die Telematikdaten mit Ihrer bestehenden Zeiterfassung, statt sie zu ersetzen. So sind auch Zeiten außerhalb des Fahrzeugs abgedeckt.
