Ausgangslage
Kommunen und Behörden betreiben gemischte Flotten: Pkw für Ordnungs-, Bau- und Sozialämter, Transporter für Bauhöfe, Sonderfahrzeuge für Grünpflege, Straßenreinigung und Friedhofswesen. Häufig fehlt ein zentraler Überblick, wie die Fahrzeuge tatsächlich genutzt werden – und jede Anschaffung muss gegenüber Haushalt, Rechnungsprüfung und Personalrat gut begründet werden.
Gleichzeitig wächst der Druck, Fahrzeugflotten zu verkleinern, zu elektrifizieren und Kosten transparent zu machen. Ohne belastbare Nutzungsdaten bleiben solche Entscheidungen Schätzungen.
Die Herausforderung
- Unklare Auslastung von Poolfahrzeugen
- Hohe Anforderungen an Datenschutz und Mitbestimmung
- Beschaffung mit Rechnungskauf und klaren Ansprechpartnern
- Begründung von Neuanschaffungen oder Flottenreduzierung
Die Lösung
Mit dem Teltonika FMC880 erhalten Behördenfahrzeuge einen robusten 4G-Tracker mit internem Akku, der Position, Fahrten und Betriebszeiten erfasst. Als Komplettpaket mit Portal gibt es den FMC880 inkl. Live Portal Service. Für einfache Pkw ist der kompakte FMC920 eine wirtschaftliche Alternative.
Behörden können bei uns bequem auf Rechnung bestellen.
Technik im Detail
Die Tracker erfassen Fahrten, Standzeiten und Betriebszeiten und übertragen sie ins Portal. Dort lassen sich Fahrzeuge nach Ämtern, Standorten oder Kostenstellen gruppieren. Rollen und Rechte bestimmen, wer welche Daten sehen darf – etwa nur die eigene Abteilung oder nur aggregierte Auswertungen ohne Positionsdetails.
Für die Flottenplanung besonders wertvoll sind Auslastungsberichte: An wie vielen Tagen wurde ein Fahrzeug genutzt, wie viele Stunden, wie viele Kilometer? Daraus lässt sich ableiten, ob Fahrzeuge zusammengelegt, ersetzt oder durch Elektrofahrzeuge ausgetauscht werden können.
Einrichtung in 5 Schritten
- Ziele definieren: Auslastung, Diebstahlschutz, Dokumentation oder alles zusammen?
- Beteiligung klären: Datenschutzbeauftragte und Personalrat einbinden.
- Hardware beschaffen: Auf Rechnung bestellen, passend zu den Fahrzeugtypen.
- Portal strukturieren: Ämter, Standorte, Rollen und Rechte anlegen.
- Auswertungen festlegen: Welche Berichte erhält wer in welchem Rhythmus?
So läuft es im Alltag
- Fahrzeuge werden zentral im Portal verwaltet – nach Ämtern oder Standorten gruppiert.
- Auswertungen zeigen die tatsächliche Nutzung von Poolfahrzeugen.
- Rollen und Rechte stellen sicher, dass nur Berechtigte Positionsdaten sehen.
Kosten und Wirtschaftlichkeit
Schon ein einziges eingespartes Fahrzeug durch bessere Auslastung kann die Telematik für eine ganze Flotte finanzieren. Hinzu kommen fundierte Entscheidungen bei der Elektrifizierung, weniger Verwaltungsaufwand für Fahrtenbücher und ein besserer Schutz von Fahrzeugen und Ausstattung.
Datenschutz und Recht
Öffentliche Arbeitgeber unterliegen besonderen Anforderungen. Notwendig sind eine klare Zweckbestimmung, die Beteiligung des Personalrats, ein Eintrag im Verarbeitungsverzeichnis und festgelegte Löschfristen. Häufig wird eine Dienstvereinbarung geschlossen, die regelt, wer welche Daten zu welchem Zweck einsehen darf.
Das bringt es Ihnen
- Fundierte Entscheidungen über Flottengröße und Neuanschaffungen
- Datenschutzkonformer Betrieb mit Rollen und Privatfahrt-Option
- Einfache Beschaffung per Rechnung
- Diebstahlschutz für Fahrzeuge und Sonderausstattung
Checkliste vor dem Start
- Sind Datenschutzbeauftragte und Personalrat eingebunden?
- Welche Ämter und Kostenstellen sollen abgebildet werden?
- Welche Auswertungen braucht die Verwaltungsspitze?
- Gibt es Vorgaben für Ausschreibung und Beschaffung?
Gold-Partner-Tipp: Beziehen Sie Datenschutzbeauftragte und Personalrat frühzeitig ein. Wir stellen Ihnen gern die technischen Informationen für Dienstvereinbarung und Verarbeitungsverzeichnis zusammen.
